Saku Tuominen: Yhä useampi kokous on liian pitkä tai lyhyt

Saku Tuominen on pyrkinyt minimoimaan kaikki turhat rutiinit päivästään. Ajattelutyötä hän tekee muun muassa meren jäällä ulkoiluttaessa perheen koiraa.

sakutuominen.com

Erään kyselyn mukaan suomalaisten työajasta jopa 15 prosenttia – siis lähes yksi työpäivä viikossa – kuluu työn kannalta merkittömissä kokouksissa.

Idealist Groupin luova johtaja ja työelämän tulevaisuutta pohtineen 925-hankkeen nokkamies Saku Tuominen pohti muiden kokousalaan perehtyneiden asiantuntijoiden kanssa, miten työaikaa nakertavista, uuvuttavista ja turhista kokouksista päästään eroon.

– En ole sitä mieltä, että kaikki kokoukset ovat turhia, mutta nykyisellään kokousten ongelmana on, että ne ovat joko liian lyhyitä tai liian pitkiä.

Asian, jonka käsittelyyn tarvitaan kymmenen minuuttia, käytetään tunti.

Toisaalta asiaan, jonka käsittely vaatisi useamman tunnin tai muutaman päivän, käytetään myös tunti.

Asiaan, jonka käsittely vaatisi 10 minuuttia, käytetään tunti. Sama tunti käytetään myös asiaan, joka vaatisi päivän. ”

Kokouksia myös järjestetään liikaa, kokouksiin osallistuu liikaa väkeä ja ne ovat huonosti johdettuja.

– Muutos lähtee yleensä yksilöstä, mutta peräänkuulutan esimiehiltä ryhtiliikettä turhien kokousten poistamiseksi ja kokouskäytäntöjen parantamiseksi.

Tuomisen arvion mukaan 20–30 prosenttia kykenee muutokseen, muut jäävät voivottelemaan uuvuttavien kokousten paljoutta.

Mitä olisi tehtävä kokousten tehostamiseksi ja miksi muutos on niin vaikeaa?

Ison elämäntapamuutoksen saavuttaminen on kelle tahansa suuri haaste.

Tuominen neuvoo unohtamaan monimutkaiset termit ja puheet haasteellisista muutosprosesseista.

Hän uskoo, että kestävä tulos saavutetaan pienin, mutta määrätietoisin askelin.

– Ei tässä ihmeellisistä asioita ole kyse, vaan halusta ja konkreettisista pienistä teoista. Jos tiedät, missä on ongelma, mikset korjaa sitä? Tehokkaammin ja todennäköisemmin saavutat tavoitteesi, kun muutat yhden asian kerrallaan.

Jos tiedät, missä on ongelma, mikset korjaa sitä?”

Ensimmäiseksi Tuominen kehottaa havainnoimaan itseään ja muita ja toimimaan sen perusteella.

– Kun tunnistat huonoja käytäntöjä, luovu niistä. Päätä, että kokous kestää tunnin sijaan 45 minuuttia. Varttitunti saattaa kuulostaa pieneltä, mutta sen kerrannaisvaikutukset ovat suuret.

– Jos haluat luopua myöhästelystä, päätä, että sallit itsellesi esimerkiksi vain yhden tapaamisen kuukaudessa, josta on lupa myöhästyä.

Käyttäjän Heli Koivuniemi kuva